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課5簡報 | 讓你的PPT會說話
課5簡報 | 讓你的PPT會說話
瀏覽次數:697   發布時間:2017-08-24    ?。?a href="javascript:history.back(1)" style="color:#000">返回列表]


歡迎關注格局商學人才學院~



為什么你加班加點完成的自認為完美的PPT領導卻不滿意呢?如何才能做出讓領導滿意的PPT?如何才能將30分鐘的PPT用30秒做完?……



格局商學人才學院邀請到業內知名的商務演示專家馬建強老師,用3小時給大家闡述了PPT的真諦和關鍵技巧。


下面是本次課程部分核心內容的呈現,供各位看官欣賞。


      弄清楚什么才是PPT

有人說PPT就是一個辦公軟件,幻燈片;還有人說PPT就是呈現,是PowerPoint的簡稱,是演示和講解。這些說法可以說都是對的,但也可以說不對,因為這不是PPT的真諦。

 

PPT的真正內涵是指,以達成匯報結果為目標的、全流程的演示講解活動。我們每個職場人士,都需要學會合理借助工具和技術,準確表達我們的思想內容,有效達成溝通共識。


      做PPT,一定要記住的四條口訣

口訣一:最常使用在【開始】

意思是說,PPT【開始】界面的所有工具絕對是日常操作中需要常使用的工具,我們需要對每個工具的操作都了如指掌。

口訣二:從無到有走【插入】

新增加的內容,一般都可以通過【插入】選項來實現。

口訣三:編輯修改找【工具】

如果你想在現有基礎上做編輯修改,可以通過【工具】選項來完成。

口訣四:實在沒招點【右鍵】

在【開始】界面工具欄里找不到解決方案時,可以選擇單擊【右鍵】來尋找出路。


      做好PPT的五步驟

第一步:構思

什么叫PPT構思?用白話說,就是PPT從哪里入手?有的人說應該先找合適的模板,有的人說直接借鑒套用已有的PPT,還有人說先應該積累PPT素材,等等。其實這些做法都是職場中常犯的錯誤。PPT正確的構思應該抓住四個要素,缺一不可。


首先就是明確受眾,就是知道你這個PPT是說給誰聽的。


其次是清楚目標。比如你的聽眾是技術人員,你就要以技術過硬為目標;如果你的聽眾是采購,那你就要以產品質量和供應充足等為目標。


再次是主題清晰。你的主題要以受眾和目標為前提。


最后是大綱規范。一個條理清晰的大綱,將對你完美的PPT做出重大貢獻。

 

如何做出領導滿意的PPT,你必須知道領導想要什么。當領導說你的PPT沒條理時,他其實就是想知道,你PPT的重點是什么。那么,如何突出你的重點呢?我們可以通過金字塔結構來實現。塔尖是主題,用來聽取匯報的領導的需求及匯報要達成的目標;塔身是最主要的論據;塔底是從不同方面支持主要論據的小論據。一個金字塔結構的合理運用,將很好地幫助我們做出思路清晰、邏輯嚴謹的PPT。


【課程演練操作截圖1-金字塔結構】


第二步:導入

在做這一步之前有個前提需要我們保證,那就是規范操作。只有前面規范操作,比如規范錄入大綱,才能確保后面【導入】操作的順利進行。

 

  • 在規范大綱錄入時,可以用一些快捷鍵來提高效率,比如標題降級可以用tab鍵,標題升級可以用【shift+tab】組合鍵來實現。


【課程演練操作截圖2-大綱規范錄入】


  •  將Word文檔導入PPT中:單擊【開始】按鈕 ??  打開【新建幻燈片】界面 ??  選擇【幻燈片(從大綱)】 ??  選中目標Word文檔 ??  完成Word導入和轉換。


Word格式與PPT的轉換有一個對應順口溜:一級標題框;二級文本框;正文不挪窩。


【課程演練操作截圖3-Word文檔導入PPT中(大綱不規范導入結果)】


【課程演練操作截圖4-Word文檔導入PPT中(大綱規范導入結果)】


PS:如果你希望正文也挪窩,就需要刷成標題格式了,因為正文格式無法導入PPT中。如果Word導入不成功,請另存為【rft】格式再重新導入。


第三步:模板

做完第一、第二步,就好比拍電影找好了演員,改好了劇本,就差找個拍戲的地方。模板就是PPT演出的場景,例如拍現代戲應該找寫字樓,拍古裝戲就應該去橫店,所以不同的內容要匹配不同的模板。選擇【設計】界面,再單擊【主題】選項,可以看到我們的模板可以有四種來源:


一是主題模板,也就是正在演示的模板。

二是自定義模板。如果目前沒有,可以選擇“保存當前主題”即可實現。但需要注意,保存時只能改名稱,不要改路徑。


【課程演練操作截圖5-自定義模板】


三是內置模板,也就是軟件程序自帶的設計模板。

四是外部模板。單擊【瀏覽主題】即可將外部模板導入系統中。


【課程演練操作截圖6-外部模板】


前面確定好模板以后,就進行版式應用,快速統一調整。首先選中需要套用格式的PPT,再單擊【版式】按鈕,在彈出的界面中選中希望套用的版式。比如首頁套用【標題幻燈片】版式。


【課程演練操作截圖7-首頁版式套用】


如果只是統一套用版式,未免顯得PPT有些單調,重點不突出,這個時候就需要針對不同頁面進行修改。如果你一頁頁修改,也許20頁還能忍,200頁你該怎么辦?所以,如何同時修改不同的幾頁PPT是有技巧的,如果你不知道這些技巧,可能本來就30秒能干完的活你卻硬生生花30分鐘還干不完。

 

單擊【視圖】界面,選擇【母版】按鈕,即可打開幻燈片【母版】編輯界面。在幻燈片【母版】編輯界面,第一個稱為【母版】,下面的稱為【子版】。


一般來說,“母版變化,子版(版式)同步變;子版可以單獨變;子版改了不受母版影響”。比如母版改個字體,所有子版都會變字體,但單獨改某一頁子版格式后,其他子版不受影響。


【課程演練操作截圖8-母版與子版】


第四步:設計

PPT設計就是將內容視覺化。內容視覺化有5種途徑:一是文字,如藝術字;二是表格;三是數據;四是圖片;五是動畫視頻。



PPT設計要把握一個“KISS”原則。千萬不要誤會,不要你想象的那個KISS,這里的KISS是大道至簡(keep it simple and short)的意思。


如何做到大道至簡,需要善用“加”、“減”、“乘”、“除”四個方法,比如根據標點符號進行分段,這是內容的除法;重復的內容或廢話直接刪除,這是內容的減法,等等。


1、圖片使用原則


原則一:圖片要緊扣主題,避免產生歧義。

原則二:圖片要高清保真,建議像素大于1024*768,調整的時候不要變形。

原則三:圖片要盡量用大圖。

原則四:圖片風格盡量保持一致。

原則五:畫面要有整體性。


【課程演練操作截圖9-圖片版式】


2、SmartArt三原則


原則一:只有重點內容才有必要轉換。

原則二:只有條目要點才適合轉換。

原則三:內容要與圖形匹配。


【課程演練操作截圖10-SmartArt應用】


3、數據圖表應用原則


原則一:結論先行,指結論寫在標題上,再用圖形和數據來支撐結論。

原則二:每屏只一個結論,不要再有具體數據,讓圖例直觀易讀。

原則三:刪除重復干擾信息,比如標題和單位重復的等。

 

 

4、動畫應用原則

動畫應用時要以認知習慣為前提,比如重點強調內容時,圈圈如果畫上去就選擇類似的動畫效果。


第五步:呈現

原則一:講演同步,互動呈現。要善用快捷鍵,比如單擊【shift+F5】組合鍵,即可進行幻燈片當前頁的放映。

原則二:確認可以開始了再開始,不要慌亂。

原則三:80%的時間用來觀注現場關鍵觀眾。



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END

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